# eRechnung einrichten: XRechnung erstellen und an Geschäftskunden senden
> Die drei Stufen der eRechnung — keine, nur erstellen, an Geschäftskunden senden —, wer die XML-Datei bekommt, wo sie im Kunden-Hub liegt und was die gesetzliche Pflicht ab 2027 verlangt.
https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/erechnung/ · Aktualisiert: 2026-11-06
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Eine **eRechnung** ist eine Rechnung als strukturierte Datei, die die
Buchhaltungssoftware deines Kunden ohne Abtippen einlesen kann. Rabbit Checkout
erstellt sie im deutschen Standard **XRechnung**, zu jeder Rechnung, Gutschrift
und Stornorechnung, mit denselben Zahlen wie das PDF.
Ob die Datei nur erstellt oder auch verschickt wird, stellst du an einer Stelle
ein: **Einstellungen → Rechnungen → Versand & Format → E-Rechnung (XRechnung)**.
## Muss ich das?
Kurz: **Vorbereiten ja, Pflicht noch nicht** — und auch dann nur für einen Teil
deiner Verkäufe.
| Seit / ab | Was gilt |
| --- | --- |
| **1.1.2025** | Jedes Unternehmen in Deutschland muss eRechnungen **empfangen** können. |
| **1.1.2027** | **Senden** wird Pflicht, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über **800.000 €** lag. |
| **1.1.2028** | **Senden** wird Pflicht für alle. |
Die Pflicht betrifft nur **Verkäufe an Unternehmen in Deutschland** durch einen
Verkäufer, der selbst in Deutschland sitzt. Nicht betroffen sind:
- Verkäufe an **Privatpersonen**,
- Verkäufe an Unternehmen **im Ausland**,
- Rechnungen bis **250 € brutto** (Kleinbetragsrechnungen),
- **Kleinunternehmer** nach § 19 UStG als Rechnungssteller.
Wie die XML-Datei zum Kunden kommt, schreibt das Gesetz nicht vor. Per E-Mail
ist ausdrücklich erlaubt. Ein PDF darf daneben liegen, solange es dieselben
Angaben enthält — bei Rabbit Checkout ist das so, beide entstehen aus denselben
Zahlen. Rechtlich maßgeblich ist dann die XML-Datei.
## Voraussetzungen
1. **Steuernummer oder USt-IdNr.** unter **Einstellungen → MwSt.** Ohne sie ist
die Auswahl gesperrt, und darunter steht „Für eine E-Rechnung brauchst Du
Deine Steuernummer." mit einem Link dorthin →
[Mehrwertsteuer einstellen](/hilfe/anleitungen/mehrwertsteuer-einstellen/).
2. **Shop-Adresse in Deutschland** unter **Einstellungen → Adresse** — nur für
das Versenden. Erstellt wird die XML-Datei unabhängig vom Land.
3. **Firmenfelder im Checkout**, wenn du an Geschäftskunden versenden willst.
Ohne sie kann kein Käufer eine Firma oder USt-IdNr. angeben, und dann
bekommt auch niemand die XML-Datei →
[Firmenfelder für Geschäftskunden](/hilfe/anleitungen/checkout-seite-gestalten/#firmenfelder-fuer-geschaeftskunden).
## Die drei Stufen
| Auswahl | Was passiert |
| --- | --- |
| **Keine E-Rechnung** | Es wird keine XML-Datei erstellt. Die Voreinstellung. |
| **Nur erstellen** | Zu jeder neuen Rechnung entsteht die XML-Datei. Sie liegt in den Bestelldetails, verschickt wird sie nicht. |
| **An Geschäftskunden senden** | Wie *Nur erstellen*, und Käufer, die unter die Pflicht fallen, bekommen die XML-Datei mit der Rechnungsmail und im Kunden-Hub. |
Die Auswahl gilt ab der nächsten Rechnung. Rechnungen, die schon verschickt
wurden, werden nicht noch einmal verschickt. Rechnungen aus der Zeit vor
*Nur erstellen* haben keine XML-Datei.
Hattest du vor November 2026 den Schalter „XML für E-Rechnungen
erstellen" an, steht die Auswahl jetzt auf Nur
erstellen. Am Verhalten hat sich nichts geändert. Versendet wird erst,
wenn du selbst auf An Geschäftskunden senden umstellst.
## Wer die XML-Datei bekommt
Mit **An Geschäftskunden senden** bekommt ein Käufer die XML-Datei, wenn
**alles** davon zutrifft:
1. Dein Shop sitzt in **Deutschland** (Shop-Adresse).
2. Die **Rechnungsadresse** des Käufers liegt in **Deutschland**.
3. Die Rechnungsadresse enthält eine **Firma oder eine USt-IdNr.**
| Käufer | Rechnungsadresse | Angaben | Bekommt |
| --- | --- | --- | --- |
| Bauer Consulting GbR | Deutschland | Firma + USt-IdNr. | PDF und XML |
| Weber Physio | Deutschland | Firma, keine USt-IdNr. | PDF und XML |
| De Vries Media B.V. | Niederlande | Firma + USt-IdNr. | nur PDF (Ausland) |
| Lena Vogt | Deutschland | keine | nur PDF (Privatkunde) |
### Warum die Firma reicht
Viele deutsche Unternehmen haben nur eine Steuernummer und keine USt-IdNr. Ginge
es nur nach der USt-IdNr., bekämen genau diese Kunden keine eRechnung. Umgekehrt
haben ausländische Firmenkunden fast immer eine USt-IdNr., fallen aber nicht
unter die deutsche Pflicht.
### Warum es keine 250-€-Grenze gibt
Die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen **erlaubt** ein PDF, sie **verbietet**
keine eRechnung. Die Buchhaltung deines Kunden liest die XML-Datei bei 49 €
genauso gern wie bei 4.900 €. Eine Grenze würde außerdem die Dokumente einer
Bestellung auseinanderreißen: Bei einer Teilerstattung hätte die Rechnung eine
XML-Datei und die Gutschrift nicht.
## Was dein Kunde bekommt
### In der Rechnungsmail
Die XML-Datei hängt **neben dem PDF** an der Mail, mit demselben Namen und der
Endung `.xml`, zum Beispiel `invoice-RE-1042.pdf` und `invoice-RE-1042.xml`.
Das gilt genauso für **Gutschriften** und **Stornorechnungen**.
Hast du **Rechnungen als PDF-Anhang senden** ausgeschaltet, hängt nur die
XML-Datei an. Die eRechnung ist das rechtlich maßgebliche Dokument und wird
deshalb nie weggelassen.
[Zahlungsbelege](/hilfe/anleitungen/ratenzahlung/) einer Ratenzahlung haben
keine eigene XML-Datei. Die Rechnung zum Ratenplan trägt den vollen Betrag und
ist das Dokument, das die Buchhaltung deines Kunden braucht.
### Im Kunden-Hub
Neben **Rechnung …** steht ein zweiter Download **E-Rechnung (XML)**, bei
denselben Käufern und denselben Dokumenten wie in der Mail.
Der Kunden-Hub prüft die Regeln oben bei jedem Aufruf. Stellst du auf
**An Geschäftskunden senden** um, erscheint der Download also auch bei älteren
Rechnungen, die schon eine XML-Datei haben. Stellst du zurück, verschwindet er.
## Die XML-Datei selbst weitergeben
Bei **Nur erstellen** und **An Geschäftskunden senden** findest du die Datei in
der Bestellung: **Shop → Bestellungen** → Bestellung öffnen → bei der Rechnung
auf **XML**. Das ist der Weg, wenn ein Kunde die Datei nachträglich anfordert
oder du sie in ein Kundenportal hochladen musst.
Ob eine Datei den Vorgaben entspricht und was ein Empfängersystem darin liest,
zeigt der kostenlose [eRechnungs-Prüfer](/erechnung-pruefen/). Er läuft im
Browser, die Datei wird nicht hochgeladen.
## Was die eRechnung enthält
Format ist **XRechnung in UBL-Syntax**, als eigene Datei neben dem PDF. Ein
**ZUGFeRD**-PDF mit eingebetteter XML erstellt Rabbit Checkout nicht.
Absender, Steuernummer und Adresse kommen aus den Shop-Einstellungen,
Positionen, Steuersätze, Rabatte und die Rechnungsadresse aus der Bestellung —
dieselben Quellen wie beim PDF →
[Was auf der Rechnung landet](/hilfe/anleitungen/rechnungen-und-nummern/#was-auf-der-rechnung-landet).
Einige Angaben steuern zusätzlich, was in der XML-Datei steht:
- **USt-IdNr. oder Steuernummer**: Die Auswahl unter *Einstellungen → MwSt.*
bestimmt, in welchem Feld deine Nummer übermittelt wird.
- **Reverse Charge**: Bei EU-Geschäftskunden mit bestätigter USt-IdNr. trägt die
XML-Datei den passenden Steuercode und den Befreiungsgrund automatisch.
- **Steuerfreie Produkte**: Der Grund, den du am Produkt hinterlegst, wird als
Befreiungsgrund übermittelt →
[Warum ein Produkt steuerfrei ist](/hilfe/anleitungen/mehrwertsteuer-einstellen/#warum-ein-produkt-steuerfrei-ist).
## Fehlersuche
**Ein Geschäftskunde hat nur das PDF bekommen.** Der Reihe nach prüfen:
1. Steht die Auswahl auf **An Geschäftskunden senden**? Bei *Nur erstellen* wird
nichts verschickt.
2. Wurde die Rechnung **nach** dem Umstellen erstellt? Frühere Mails werden
nicht erneut verschickt — die Datei liegt dann in den Bestelldetails und im
Kunden-Hub.
3. Liegt die **Rechnungsadresse in Deutschland** und enthält sie eine **Firma
oder USt-IdNr.**? Sieh in der Bestellung nach. Fehlen beide, waren die
Firmenfelder im Checkout vermutlich aus.
4. Sitzt dein **Shop in Deutschland** (*Einstellungen → Adresse*)?
**In den Bestelldetails gibt es keinen XML-Knopf.** Dann wurde zu dieser
Rechnung keine Datei erstellt: Entweder stand die Auswahl damals auf *Keine
E-Rechnung*, oder die Steuernummer fehlte. Zahlungsbelege haben nie eine.
## Häufige Fragen
**Wie aktiviere ich die eRechnung?**
Unter Einstellungen → Rechnungen im Abschnitt „Versand & Format“ bei „E-Rechnung (XRechnung)“ entweder „Nur erstellen“ oder „An Geschäftskunden senden“ wählen. Voraussetzung ist eine hinterlegte Steuernummer oder USt-IdNr. unter Einstellungen → MwSt.
**Wird die XRechnung automatisch an meine Kunden verschickt?**
Nur wenn du „An Geschäftskunden senden“ wählst, und dann nur an Käufer mit deutscher Rechnungsadresse, die eine Firma oder eine USt-IdNr. angegeben haben. Dein Shop muss selbst in Deutschland sitzen. Die XML-Datei hängt dann neben dem PDF an der Rechnungsmail und liegt im Kunden-Hub zum Download. Alle anderen Käufer bekommen die Rechnung wie bisher.
**Ich habe einen Geschäftskunden getestet und nur das PDF bekommen. Warum?**
Meist steht die Einstellung noch auf „Nur erstellen“: Die XML-Datei wird dann erzeugt und liegt in den Bestelldetails, verschickt wird sie nicht. Wähle „An Geschäftskunden senden“. Prüfe außerdem, ob die Rechnungsadresse in Deutschland liegt und eine Firma oder USt-IdNr. enthält — dafür müssen im Checkout die Firmenfelder eingeschaltet sein.
**Bin ich verpflichtet, eRechnungen zu verschicken?**
Für Verkäufe an deutsche Unternehmen ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 für alle. Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 € brutto und Kleinunternehmer. Verkäufe an Privatpersonen und ins Ausland betrifft die Pflicht nicht. Empfangen können musst du eRechnungen schon seit 2025. Kläre den Einzelfall mit deiner Steuerberatung.
**Erstellt Rabbit Checkout ZUGFeRD?**
Nein. Rabbit Checkout erstellt die XRechnung als eigene XML-Datei (UBL-Syntax) neben dem PDF. Die XML ist nicht in das PDF eingebettet. Beides gilt als eRechnung, solange die XML-Datei beim Kunden ankommt.
**Bekommen Privatkunden jetzt eine XML-Datei, mit der sie nichts anfangen können?**
Nein. Käufer ohne Firma und ohne USt-IdNr. sowie Käufer mit ausländischer Rechnungsadresse erhalten weiterhin nur die Rechnung, und im Kunden-Hub sehen sie keinen XML-Download.
## Passend dazu
- [Anleitung: Rechnungen einstellen](https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/rechnungen-und-nummern/)
- [Anleitung: Mehrwertsteuer einstellen](https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/mehrwertsteuer-einstellen/)
- [Anleitung: Checkout-Seite gestalten (Firmenfelder)](https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/checkout-seite-gestalten/#firmenfelder-fuer-geschaeftskunden)
- [Werkzeug: eRechnung prüfen](https://rabbit-checkout.de/erechnung-pruefen/)