eRechnung für Selbstständige 2025: Was du jetzt wissen musst

eRechnung: Die wichtigste Änderung für Selbstständige seit Jahren

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für die elektronische Rechnungsstellung. Was vorher vor allem große Unternehmen und den öffentlichen Sektor betraf, betrifft jetzt alle Selbstständigen, Freiberufler und Kleinunternehmer.

In diesem Artikel erfährst du, was eine eRechnung ist, welche Fristen gelten, welche Formate du brauchst – und wie du mit möglichst wenig Aufwand gesetzeskonform bleibst.

Was genau ist eine eRechnung?

Eine eRechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Eine eRechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen – also in einem Datenformat, das Software automatisch auslesen und verarbeiten kann.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU definiert den Standard. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format. Es enthält nur maschinenlesbare Daten – keine für Menschen lesbare Darstellung. Dieses Format wird vor allem im B2G-Bereich (Business to Government) genutzt und ist bei Rechnungen an Behörden Pflicht.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das praktischere Format für die meisten Selbstständigen. Es kombiniert:

• Eine lesbare PDF-Rechnung (die du wie gewohnt ausdrucken oder verschicken kannst)
• Eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten

Das Geniale: Deine Kunden sehen eine normale Rechnung, aber die Buchhaltungssoftware kann die Daten automatisch einlesen. Kein Abtippen, keine Fehler.

Der Zeitplan: Wann gilt was?

Die Einführung der eRechnung erfolgt stufenweise. Hier der Überblick:

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt. Wenn dir ein Geschäftspartner eine eRechnung schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können. „Bitte schick mir stattdessen eine PDF“ ist keine rechtskonforme Antwort mehr.

Wen betrifft die eRechnungspflicht?

Kurz gesagt: Jeden, der B2B-Rechnungen im Inland stellt. Die Pflicht gilt für:

• Freiberufler: Designer, Berater, Coaches, Entwickler – sobald du Rechnungen an andere Unternehmen stellst
• Selbstständige: Ob Einzelunternehmer oder GbR – die Rechtsform spielt keine Rolle
• Kleinunternehmer (§19 UStG): Auch wer keine Umsatzsteuer ausweist, muss eRechnungen empfangen und später auch versenden können
• Digitale Unternehmer: Kursersteller, Online-Coaches, SaaS-Anbieter – gerade wenn du an Firmenkunden verkaufst

Ausnahmen

Die eRechnungspflicht gilt nicht für:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 € (vorerst)
• Fahrausweise und ähnliche Dokumente

Wenn du also ausschließlich an Privatpersonen verkaufst (z. B. Online-Kurse an Endverbraucher), bist du von der Versandpflicht nicht direkt betroffen. Die Empfangspflicht gilt trotzdem – etwa wenn du eine Rechnung von deinem Webhoster oder Softwareanbieter erhältst.

Was passiert, wenn du dich nicht an die Pflicht hältst?

Aktuell gibt es noch keine expliziten Bußgelder für fehlende eRechnungsfähigkeit. Aber:

• Vorsteuerabzug gefährdet: Wenn du eine eRechnung nicht korrekt empfangen und verbuchen kannst, riskierst du bei der nächsten Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug.
• Geschäftspartner könnten abspringen: Große Unternehmen und Konzerne stellen bereits jetzt auf eRechnung um. Wenn du ihre Rechnungen nicht annehmen kannst, wirst du zum Problem in deren Buchhaltung.
• Spätere Nachbesserung ist teurer: Wer jetzt nicht vorbereitet ist, muss unter Zeitdruck umstellen – das kostet mehr als eine rechtzeitige Vorbereitung.

So bereitest du dich als Selbstständiger vor

Die gute Nachricht: Die Umstellung muss nicht kompliziert sein. Hier sind die konkreten Schritte:

1. eRechnungen empfangen können (sofort)

Stelle sicher, dass du eRechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format per E-Mail annehmen kannst. Das klingt trivial, aber: Dein E-Mail-Programm muss XML-Anhänge verarbeiten können, und du brauchst eine Software, die das Format lesen kann.

Tipp: Die meisten Buchhaltungsprogramme (sevDesk, Lexware, DATEV) können ZUGFeRD-Rechnungen bereits importieren.

2. Rechnungssoftware prüfen oder wechseln

Prüfe, ob deine aktuelle Lösung eRechnungen erstellen kann. Wenn du bisher Rechnungen in Word oder Excel erstellst: Es wird Zeit für ein Upgrade.

3. Automatisierung einrichten

Die beste Lösung: Eine Software, die automatisch bei jedem Verkauf die korrekte eRechnung erstellt und versendet. Kein manueller Aufwand, keine Fehler, keine verpassten Fristen.

Genau das bietet Rabbit Checkout: Bei jedem Kauf über deinen Checkout wird automatisch eine eRechnung im ZUGFeRD- und XRechnung-Format generiert – inklusive korrekter MwSt-Berechnung für alle EU-Länder.

4. Buchhaltung anbinden

Ideal ist eine direkte Verbindung zwischen deinem Checkout und deiner Buchhaltung. Rabbit Checkout bietet im Pro-Tarif Integrationen mit sevDesk und Lexware, sodass deine Rechnungen automatisch in der Buchhaltung landen – als eRechnung, versteht sich.

eRechnung und digitale Produkte: Besonderheiten

Wenn du digitale Produkte wie Online-Kurse, E-Books oder Coaching-Pakete verkaufst, gibt es Besonderheiten zu beachten:

• MwSt-Satz: Digitale Dienstleistungen unterliegen dem MwSt-Satz des Käuferlandes (One-Stop-Shop-Verfahren). Deine eRechnung muss den korrekten länderspezifischen Steuersatz ausweisen – 19 % für deutsche Käufer, 20 % für österreichische, 7,7 % für schweizer, und so weiter.
• Automatisierung ist Pflicht: Bei vielen Einzelverkäufen zu niedrigen Beträgen kannst du unmöglich jede eRechnung manuell erstellen. Eine automatisierte Lösung ist hier keine Kür, sondern Pflicht.
• B2B und B2C gemischt: Viele Kursersteller verkaufen sowohl an Privatpersonen als auch an Unternehmen. Deine Software muss beide Fälle korrekt handhaben – mit und ohne Umsatzsteuer-ID, mit verschiedenen Steuersätzen und Rechnungsformaten.
• Reverse-Charge-Verfahren: Bei B2B-Verkäufen ins EU-Ausland greift das Reverse-Charge-Verfahren. Die eRechnung muss dann die USt-ID des Käufers enthalten und den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Die häufigsten Fehler bei der Umstellung

Aus Gesprächen mit Hunderten Selbstständigen wissen wir: Diese Fehler passieren am häufigsten:

• „PDF reicht doch“: Nein. Eine PDF per E-Mail ist keine eRechnung im Sinne des Gesetzes. Nur strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung erfüllen die Anforderungen.
• „Betrifft mich nicht, ich bin Kleinunternehmer“: Doch. Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Und ab 2028 musst du auch versenden können.
• „Ich mache das später“: Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025. Wenn du von einem Lieferanten eine eRechnung bekommst und sie nicht verarbeiten kannst, hast du ein Problem.
• Manuelle Erstellung planen: Wer plant, eRechnungen manuell in einem Editor zu erstellen, wird scheitern. Die XML-Struktur ist komplex – das muss Software übernehmen.

Fazit: Jetzt vorbereiten, später profitieren

Die eRechnung ist kein bürokratischer Selbstzweck – sie macht Rechnungsprozesse schneller, fehlerfreier und zukunftssicher. Als Selbstständiger solltest du jetzt handeln:

1. Empfang sicherstellen (Pflicht seit 2025)
2. Rechnungssoftware prüfen (kann sie eRechnungen erzeugen?)
3. Automatisierung einrichten (spart ab dem ersten Verkauf Zeit)

Mit einer Lösung wie Rabbit Checkout bist du auf der sicheren Seite: eRechnung, automatische Rechnungsstellung und MwSt-Berechnung – alles in einem Tool, ohne monatliche Kosten.