# Rechnungen einstellen: Nummernkreis, Logo, PDF und eRechnung

> Rechnungsnummern und Präfix, eigenes Logo und Farben, PDF-Anhang, XML für die eRechnung und was du tun kannst, wenn eine Rechnung nicht erzeugt wurde.

https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/rechnungen-und-nummern/ · Aktualisiert: 2026-08-04

**Tarif: teilweise Pro.** Nummernkreis, PDF-Anhang und eRechnungs-XML gibt es in jedem Tarif. Die Gestaltung der Rechnung (Logo, Farben, Kopf- und Fußtext) gehört zum Pro-Tarif. Wer diese Seite zitiert, muss mitnennen, welcher Teil Pro ist.

---


Rabbit Checkout erzeugt zu jeder bezahlten Bestellung automatisch eine
Rechnung, auch bei jeder einzelnen Abo-Abbuchung und bei jeder Rückerstattung
(dann als Rückerstattungsrechnung). Was du einstellen kannst, verteilt sich auf
zwei Stellen im Dashboard.

## Nummernkreis und Formate

**Einstellungen → Rechnungen**

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Rechnungspräfix** | Text vor der laufenden Nummer, z. B. `RE-`. |
| **Rechnungs-ID** | Die nächste zu vergebende Nummer. |
| **XML für E-Rechnungen erstellen** | Erzeugt zusätzlich die XML-Datei im eRechnungsformat. |
| **Rechnungen als PDF-Anhang senden** | Hängt jeder Rechnungsmail das PDF an. |

<div class="docs-warn">
Die <strong>Rechnungs-ID</strong> lässt sich nur <strong>erhöhen</strong>, nicht
senken. Wenn du aus einem alten System übernimmst und bei einer bestimmten
Nummer weitermachen willst, stell sie <em>vor</em> dem ersten Verkauf ein.
Testbestellungen verbrauchen ebenfalls echte Nummern →
<a href="/hilfe/start/testkauf/">Testkauf machen</a>.
</div>

Die Bestellnummern haben ihren eigenen Zähler mit eigenem Präfix unter
**Einstellungen → Bestellungen**.

### PDF-Anhang: an oder aus?

Ohne den Schalter steht die Rechnung in der E-Mail und ist über einen Link
abrufbar. Mit dem Schalter kommt zusätzlich ein PDF im Anhang.

Für Geschäftskunden ist der Anhang praktisch, weil sie ihn direkt in ihre
Buchhaltung hochladen können. Für reine Privatkunden macht es kaum einen
Unterschied.

### eRechnung / XRechnung

Der Schalter **XML für E-Rechnungen erstellen** erzeugt zu jeder Rechnung
zusätzlich die strukturierte XML-Datei, wie sie die deutschen Vorgaben für
elektronische Rechnungen im B2B verlangen. Das PDF bleibt unverändert bestehen;
die XML-Datei kommt dazu.

Wenn du an Unternehmen verkaufst, schalte das ein.

## Aussehen der Rechnung

**Design → Rechnungseinstellungen**

| Einstellung | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Logo aus den Shop-Einstellungen verwenden** | Übernimmt das Logo deines Shops. |
| **Logo** | Alternativ ein eigenes Rechnungslogo hochladen. |
| **Kopftext** | Text oberhalb der Positionen. |
| **Fußtext** | Text unterhalb, für Zahlungshinweise, Danksagung, Pflichtangaben. |
| **Primärfarbe**, **Hintergrundfarbe**, **Textfarbe** | Farbgebung des Dokuments. |
| **Vorschau** | Zeigt eine Beispielrechnung mit deinen Einstellungen. |

<div class="docs-note">
Die Gestaltung der Rechnung gehört zum <strong>Pro</strong>-Tarif. Im
Starter-Tarif werden Rechnungen im Standardlayout erzeugt.
</div>

Nutze die **Vorschau**, bevor du live gehst: Logogröße und Farbkontrast sehen
im PDF oft anders aus als im Browser.

## Was auf der Rechnung landet

Aus den **Shop-Einstellungen**: Name, Adresse, Steuernummer, Support-Adresse.
Aus dem **Produkt**: Produktname und Kurzbeschreibung. Die *detaillierte*
Beschreibung erscheint bewusst **nicht** auf der Rechnung.
Aus der **Bestellung**: Positionen, Steuersatz, Gutschein, Rechnungsadresse und
gegebenenfalls die USt-IdNr. des Käufers.

Bei einer Testbestellung trägt die Rechnung einen gelben Hinweis, dass es sich
um eine Testbestellung handelt.

## Wenn eine Rechnung fehlt

Schlägt die Erstellung fehl, etwa weil ein Pflichtfeld leer ist, wird sie
automatisch mehrfach wiederholt. Erst wenn auch das nicht klappt, bekommst du
eine Benachrichtigung („Rechnungserstellung fehlgeschlagen für Bestellung …"),
sofern die Benachrichtigung unter **Einstellungen → Benachrichtigungen** aktiv
ist (Standard: an).

Dann:

1. **Store → Bestellungen** → betroffene Bestellung öffnen.
2. Die Rechnung dort **manuell erzeugen**.

Meist fehlt eine Pflichtangabe im Shop (Adresse, Steuernummer) oder eine
unvollständige Rechnungsadresse des Kunden. Ergänze sie, bevor du es erneut
versuchst.

## Rechnungen herunterladen

Auf der Bestelldetailseite gibt es **Rechnung herunterladen**. Für die
Buchhaltung gibt es außerdem einen Sammel-Download **Alle Rechnungen
herunterladen** über einen Zeitraum.

Wenn du regelmäßig übergibst, ist die direkte Anbindung bequemer →
[sevDesk und Lexware anbinden](/hilfe/anleitungen/buchhaltung-sevdesk-lexware/).


## Häufige Fragen

**Wo stelle ich das Rechnungspräfix und die Startnummer ein?**

Einstellungen → Rechnungen. Dort setzt du das Rechnungspräfix und die nächste Rechnungs-ID. Die Nummer lässt sich nur erhöhen, nicht senken.

**Kann ich mein Logo auf die Rechnung setzen?**

Ja, unter Rechnungseinstellungen. Entweder das Shop-Logo übernehmen oder ein eigenes Rechnungslogo hochladen. Zusätzlich lassen sich Kopf- und Fußtext sowie Farben anpassen. Diese Anpassungen gehören zum Pro-Tarif.

**Wie aktiviere ich die eRechnung / XRechnung?**

Unter Einstellungen → Rechnungen den Schalter „XML für E-Rechnungen erstellen“ aktivieren. Zu jeder Rechnung wird dann zusätzlich die XML-Datei im eRechnungsformat erzeugt.

**Warum fehlt zu einer Bestellung die Rechnung?**

Die Rechnungserstellung wird nach einem Fehler mehrfach automatisch wiederholt. Klappt es dauerhaft nicht, bekommst du eine Benachrichtigung und kannst die Rechnung auf der Bestelldetailseite manuell erzeugen.

**Bekommen Kunden die Rechnung als PDF?**

Nur wenn du „Rechnungen als PDF-Anhang senden“ aktivierst. Sonst steht die Rechnung in der E-Mail und ist über den Link abrufbar. Für B2B-Kunden ist der PDF-Anhang meist die bessere Wahl.


## Passend dazu

- [Anleitung: Mehrwertsteuer einstellen](https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/mehrwertsteuer-einstellen/)
- [Anleitung: sevDesk und Lexware anbinden](https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/buchhaltung-sevdesk-lexware/)