Zieh deine XRechnung oder dein ZUGFeRD-PDF in das Feld unten. Du bekommst in Sekunden zu sehen, welche Pflichtangaben nach EN 16931 fehlen, ob die Summen aufgehen und was ein Empfängersystem tatsächlich aus der Datei liest.
Die Prüfung läuft in deinem Browser. Kein Upload, kein Konto, keine Speicherung.
Testwerkzeug zur eigenen Kontrolle – ohne Gewähr, keine Rechts- oder Steuerberatung.
oder eine Datei von deinem Rechner auswählen
XRechnung .xml · ZUGFeRD .pdf · Factur-X .pdf · bis 20 MB
Deine Rechnung verlässt diesen Browser nicht. Es gibt keinen Upload – die Datei wird lokal gelesen, im Arbeitsspeicher geprüft und beim Schließen des Tabs verworfen. Auf einer Rechnung stehen Kundenname, Anschrift und Umsatz; das geht niemanden etwas an, uns eingeschlossen.
Der eRechnungs-Prüfer ist ein Testwerkzeug zur eigenen Kontrolle. Er liest deine Datei aus und vergleicht sie mit einer Teilmenge der Geschäftsregeln aus EN 16931 und der XRechnung-Spezifikation. Das Ergebnis entsteht automatisiert und ohne Gewähr für Richtigkeit oder Vollständigkeit.
Er ist ausdrücklich keine Konformitätsbestätigung, keine Zertifizierung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Ein Ergebnis ohne Befund heißt nicht, dass deine Rechnung vollständig, inhaltlich richtig oder rechtlich zulässig ist – es heißt nur, dass die hier hinterlegten Prüfungen nichts gefunden haben. Verbindlich ist die Prüfung mit dem offiziellen Validator der KoSIT; für die steuerliche und rechtliche Beurteilung deiner Rechnung sind deine Steuerberatung bzw. eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt zuständig.
Für Entscheidungen, die du auf Grundlage des Ergebnisses triffst, können wir – soweit gesetzlich zulässig – keine Haftung übernehmen.
Hinweis: Der Prüfer sagt dir, was in der Datei steht und was formal fehlt – er sagt dir nicht, ob deine Rechnung im Einzelfall steuerlich richtig ist. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und weder Rechts- noch Steuerberatung. Ob und wie die genannten Vorgaben auf dein Angebot zutreffen, klärst du mit einer Anwältin oder einem Anwalt bzw. mit deiner Steuerberatung.
Drei Ebenen – vom Dateiformat bis zu den deutschen Sonderregeln. Was der Prüfer nicht kann, steht darunter.
Zuerst die Frage, die am häufigsten falsch beantwortet wird: Ist das überhaupt eine eRechnung?
BT-24 lesen und einordnenDie Geschäftsregeln der Norm, an denen Empfängersysteme eine Rechnung zurückweisen.
BR-01 bis BR-16BR-21 bis BR-27BR-45 bis BR-48BR-CO-10 bis BR-CO-17Die XRechnung ist eine Verschärfung der Norm. Genau diese Felder fehlen am häufigsten.
BR-DE-15BR-DE-2 bis BR-DE-7BR-DE-16BR-DE-17Gegengeprüft: Alle 86 gültigen Beispielrechnungen der offiziellen XRechnung-Testsuite der KoSIT (Stand 3.0.2) laufen hier ohne Beanstandung durch, ebenso 150 echte ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen aus dem ZUGFeRD-Korpus. Das sagt nichts über deine Rechnung – es sagt nur, dass der Prüfer bei korrekten Rechnungen schweigt.
Was der Prüfer nicht leistet: die vollständige Schematron-Validierung mit mehreren hundert Regeln, die XSD-Schemaprüfung und die Codelisten-Validierung. Dafür ist der offizielle KoSIT-Validator zuständig, und der ist für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung maßgeblich. Hier geht es um die Frage, warum eine Rechnung in der Praxis abgelehnt wird – und die beantwortet sich fast immer in dieser Liste.
Aus den Regeln, die in der Praxis am häufigsten anschlagen – mit der Erklärung, warum das Empfängersystem darauf besteht.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID die interne Zustelladresse. Ohne sie weiß das Rechnungseingangsportal nicht, an welches Amt und welche Kostenstelle die Rechnung gehört – sie wird abgewiesen, bevor ein Mensch sie sieht.
Die ID bekommst du von deinem Auftraggeber, meist steht sie schon in der Bestellung. Im rein gewerblichen Geschäft gibt es keine Leitweg-ID; in der XRechnung bleibt das Feld trotzdem Pflicht, dort gehört dann die Bestell- oder Kundennummer hinein.
Das ist der häufigste maschinelle Ablehnungsgrund überhaupt. Die Norm rechnet nach: Nettosumme plus Umsatzsteuer muss exakt den Bruttobetrag ergeben, und der Steuerbetrag je Satz muss der Bemessungsgrundlage mal Prozentsatz entsprechen.
Der Klassiker entsteht, wenn eine Software die Umsatzsteuer je Position rundet, die Summe aber aus den ungerundeten Werten bildet. Ein Cent Abweichung reicht für die Zurückweisung. Rechne die Steuer auf die Summe je Steuersatz, nicht je Position.
Eine PDF-Datei allein ist seit dem 1. Januar 2025 keine eRechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF sieht am Bildschirm identisch aus, trägt die Rechnungsdaten aber zusätzlich als strukturierten XML-Anhang. Ob deins einen hat, sagt dir der Prüfer oben in einem Satz.
Mehr zu den Fristen und dazu, was das für Selbstständige bedeutet, steht in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht für Selbstständige.
Beide Profile enthalten bewusst keine Rechnungspositionen – sie waren als Buchungshilfe gedacht, nicht als vollwertige Rechnung. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 stuft sie deshalb als sonstige Rechnung ein. Wer damit fakturiert, versendet formal keine eRechnung, obwohl das Programm ZUGFeRD dranschreibt.
In den meisten Buchhaltungsprogrammen ist das eine einzige Einstellung: mindestens BASIC, besser EN 16931 (früher COMFORT).
§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG lässt dir die Wahl zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das XML nicht: die USt-IdNr. gehört nach BT-31, die Steuernummer nach BT-32. Wer die Steuernummer als USt-IdNr. einträgt, fällt beim Empfänger durch die Formatprüfung, weil eine USt-IdNr. mit dem Länderkürzel beginnen muss.
Praktische Folge: Ohne echte USt-IdNr. gibt es auch kein Reverse Charge für EU-Geschäftskunden. Wie das im Verkauf zusammenhängt, steht auf der Seite zur automatischen MwSt-Berechnung.
Die XRechnung verlangt Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Ansprechstelle. Das ist keine Schikane: die Behörde muss bei einer Rückfrage jemanden erreichen können, ohne die Rechnung erst zurückzuweisen. Ein generisches „Buchhaltung“ mit Sammelnummer und Sammelpostfach reicht völlig.
Wer 0 % ausweist, muss sagen warum. Bei Kleinunternehmern ist das der Hinweis auf § 19 UStG, bei EU-B2B-Umsätzen die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, bei Bildungsleistungen § 4 Nr. 21 UStG. Fehlt der Grundtext oder der Grundcode, ist die Rechnung unvollständig – auch dann, wenn die Steuerfreiheit sachlich richtig ist.
Was das für Kleinunternehmer beim Verkauf digitaler Produkte heißt, haben wir hier ausführlich aufgeschrieben.
Die drei Begriffe werden ständig durcheinandergeworfen. Sie beschreiben unterschiedliche Dinge.
| Begriff | Was es ist | Wofür du es brauchst |
|---|---|---|
| EN 16931 | Die europäische Norm | Legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie heißen (die BT- und BG-Nummern). Alles andere baut darauf auf. |
| eRechnung | Der Oberbegriff | Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931. Ein PDF ist keine, auch nicht mit Unterschrift. |
| XRechnung | Deutsche Ausprägung (CIUS) | Verpflichtender Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Reine XML-Datei, entweder in UBL- oder in CII-Syntax. Aktuell Version 3.0. |
| ZUGFeRD | Hybridformat | PDF für Menschen mit eingebettetem XML für Maschinen. Ab Version 2.1 identisch mit dem französischen Factur-X. Im B2B die bequemere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Software lesen kann. |
| Profil | Ausbaustufe von ZUGFeRD | MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Norm nicht. Ab BASIC aufwärts – also BASIC, EN 16931 und EXTENDED – handelt es sich um eine echte eRechnung. |
| Leitweg-ID | Zustelladresse | Routet die Rechnung innerhalb der Verwaltung an die richtige Stelle. Steht in BT-10 und ist in der XRechnung Pflichtfeld. |
Tiefer im Thema? Die Seite zur eRechnung in Rabbit Checkout zeigt, wie die Formate im Verkauf zusammenspielen, und der Beitrag Rechnungen automatisieren erklärt den Weg von der Bestellung bis in die Buchhaltung.
Nein. Die Prüfung läuft vollständig in deinem Browser. Die Datei wird lokal gelesen, im Arbeitsspeicher geprüft und beim Schließen der Seite verworfen. Es gibt keinen Upload, keinen Server und keine Speicherung – technisch nicht vorgesehen, nicht bloß versprochen.
XRechnung als XML-Datei, sowohl in der UBL- als auch in der CII-Syntax, außerdem ZUGFeRD und Factur-X ab Version 2.0 als PDF. Bei einem PDF wird die eingebettete XML-Datei automatisch herausgelöst und geprüft. Peppol-BIS-Rechnungen werden ebenfalls erkannt.
Nicht als verbindliche Aussage. Der Prüfer ist ein Testwerkzeug zur eigenen Kontrolle und arbeitet automatisiert, ohne Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit. Er prüft eine Teilmenge der Regeln und ist weder eine Konformitätsbestätigung noch eine Zertifizierung noch eine Rechts- oder Steuerberatung. Ein Ergebnis ohne Befund bedeutet nicht, dass die Rechnung vollständig oder rechtlich zulässig ist.
Nein. Der Prüfer deckt die zentralen Pflichtangaben und Rechenregeln ab, nicht das vollständige Schematron-Regelwerk mit mehreren hundert Prüfungen. Für die verbindliche Konformitätsprüfung vor dem Versand an einen öffentlichen Auftraggeber ist der KoSIT-Validator maßgeblich. Für die Frage „warum lehnt mein Kunde diese Rechnung ab“ reicht diese Prüfung in aller Regel.
Dann enthält das PDF keine eingebettete XML-Datei. Ein PDF allein ist seit dem 1. Januar 2025 keine eRechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF sieht optisch identisch aus, trägt die Rechnungsdaten aber zusätzlich als strukturierten Anhang mit sich.
Sie ist keine eRechnung im Sinne des § 14 UStG mehr, aber sie ist nicht verboten. Für den Versand im B2B gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 allgemein, und für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Empfangen können musst du eRechnungen dagegen schon seit dem 1. Januar 2025.
Die Leitweg-ID ist die Adresse, über die eine Rechnung innerhalb der öffentlichen Verwaltung an die richtige Stelle geleitet wird. In der XRechnung steht sie im Feld BT-10. Sie ist Pflicht, wenn du an einen öffentlichen Auftraggeber fakturierst. Im B2B trägst du dort stattdessen die Bestell- oder Kundennummer ein.
ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen. MINIMUM und BASIC WL enthalten bewusst keine Rechnungspositionen und erfüllen die Norm EN 16931 deshalb nicht. Das BMF hat beide im Schreiben vom 15. Oktober 2024 als sonstige Rechnung eingestuft. Wer eRechnungen versenden will, braucht mindestens das Profil BASIC.
Rabbit Checkout erzeugt bei jedem Verkauf automatisch die passende Rechnung – als PDF und, wenn dein Kunde eine USt-IdNr. hinterlegt, zusätzlich als XRechnung. Umsatzsteuer nach Kundenstandort, Reverse Charge inklusive, einmal zahlen statt monatlich.
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