Rechnung ohne Umsatzsteuer: Welcher Hinweis muss drauf – und warum die Fußzeile meistens der falsche Ort ist

Wer steuerfreie Leistungen verkauft – Onlinekurse, therapeutische Beratung, bestimmte Bildungsangebote – muss auf jeder Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis den Pflichthinweis angeben, warum keine Steuer ausgewiesen wird. Das verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG. Dieser Artikel erklärt, welche Formulierungen den gesetzlichen Anforderungen genügen, räumt mit dem häufigsten Irrtum auf (§ 19 ist keine Steuerbefreiung), und zeigt, warum ein shopweiter Fußzeilentext für gemischte Sortimente fast immer die falsche Lösung ist.

Muss auf einer Rechnung ohne Umsatzsteuer ein Hinweis auf den Befreiungsgrund stehen?

Ja – und das ist keine Stilfrage, sondern Pflicht. § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG listet die Pflichtangaben auf, die jede ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Eine davon: Bei Steuerbefreiung ist der Grund der Befreiung auf der Rechnung anzugeben.

Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung formal unvollständig. Das kann Folgen haben: Wer die Rechnung als Vorsteuerbeleg benötigt, kann sie nur eingeschränkt verwenden, und bei einer Betriebsprüfung entsteht unnötiger Klärungsbedarf. Für dich als Aussteller ist eine mangelhafte Rechnung außerdem ein Signal, das Fragen aufwirft – in beide Richtungen.

Kurz: Ein pauschales „steuerfrei" ohne Normangabe reicht nicht. Der Hinweis muss den konkreten Befreiungstatbestand benennen.

§ 19 ist keine Steuerbefreiung – die wichtigste Abgrenzung zuerst

Bevor wir zu den § 4-Befreiungen kommen: Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist keine Steuerbefreiung im Sinne des § 4 UStG. Das klingt technisch, ist aber der am häufigsten gesehene Fehler in der Praxis.

Kleinunternehmer führen keine Umsatzsteuer ab – nicht, weil ihre Leistung befreit ist, sondern weil das Finanzamt auf die Erhebung verzichtet, solange der Jahresumsatz unter der gesetzlichen Grenze liegt. Die rechtliche Qualität ist eine andere, und die Konsequenzen sind es auch:

Wer § 19 und § 4 verwechselt, riskiert falsche Angaben auf der Rechnung. Ein Kleinunternehmer schreibt nicht „steuerfreie Leistung gemäß § 4 Nr. 21 UStG" auf seine Rechnung – er nennt § 19. Umgekehrt weist jemand, dessen Leistung nach § 4 befreit ist, trotzdem Steuer aus, wenn er irrtümlich die § 19-Formulierung wählt und die Umsatzgrenze überschritten hat. Beides ist falsch und teuer.

Welche Befreiung greift bei Onlinekursen und Coaching?

Für Coaches, Kursanbieter und Trainer kommen vor allem drei Tatbestände in Frage. Alle drei sind im Einzelfall zu prüfen – dieser Artikel ordnet die Rechtslage ein, er entscheidet nicht, ob dein konkretes Angebot befreit ist.

§ 4 Nr. 21 UStG – Bildungsleistungen

Diese Norm befreit Unterrichts- und Ausbildungsleistungen, die auf einen Beruf oder eine staatlich anerkannte Prüfung vorbereiten. Wichtig: § 4 Nr. 21 UStG wurde zum 01.01.2025 durch das Jahressteuergesetz 2024 neu gefasst. Wenn du auf ältere Blogposts oder Merkblätter aus 2024 oder früher stößt, lies den aktuellen Wortlaut direkt auf gesetze-im-internet.de nach – Abschreiben ist bei einer geänderten Norm riskant.

Die Befreiung gilt nicht automatisch für jeden Onlinekurs. Private Einrichtungen müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, die mit der Gesetzesänderung 2025 angepasst wurden. Ob ein Angebot qualifiziert, klärt im Zweifel ein Steuerberater oder eine schriftliche Auskunft beim zuständigen Finanzamt.

§ 4 Nr. 22 UStG – Vorträge, Kurse und andere Veranstaltungen

Hier sind bestimmte Einrichtungen begünstigt, die Kurse wissenschaftlicher oder belehrender Art anbieten – wenn diese Veranstaltungen nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet sind. Für kommerzielle Kursanbieter greift diese Norm in der Regel nicht.

§ 4 Nr. 14 UStG – Heilbehandlungen

Therapeutisch arbeitende Coaches – Psychologische Berater, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten – können unter § 4 Nr. 14 UStG fallen, wenn ihre Leistung eine Heilbehandlung im umsatzsteuerlichen Sinne ist. Achtung: Die Abgrenzung ist hier besonders kritisch. „Business Coaching" oder „Life Coaching" ist in der Regel keine Heilbehandlung nach dieser Norm, auch wenn jemand dabei psychisch entlastet wird. Wer die Befreiung in Anspruch nehmen möchte, braucht eine klare fachliche Einordnung – am besten schriftlich bestätigt.

Wie der Hinweis auf der Rechnung formuliert sein muss

Das Finanzamt verlangt, dass der Hinweis den Befreiungstatbestand so genau benennt, dass er eindeutig identifizierbar ist. Ein pauschales „steuerfreie Leistung" reicht nicht aus.

Konkrete Beispiele für gängige Formulierungen:

• „Steuerfreie Leistung gemäß § 4 Nr. 21 Buchstabe a UStG" (mit dem zutreffenden Buchstaben)
• „Steuerfreie Heilbehandlung nach § 4 Nr. 14 Buchstabe a UStG"
• „Kein Steuerausweis gemäß § 4 Nr. 22 Buchstabe a UStG"
• „Mehrzweckgutschein nach § 3 Abs. 14 UStG – keine Umsatzsteuer bei Ausgabe"

Die vollständige Zitierkette – Paragraph, Nummer, Buchstabe, ggf. Doppelbuchstabe – ist wichtig. § 4 Nr. 21 UStG hat mehrere Buchstaben, und jeder deckt eine andere Art von Einrichtung ab. „§ 4 Nr. 21 UStG" allein ist zu unspezifisch; für eine Privatschule, die auf eine Prüfung vorbereitet, könnte Buchstabe a zutreffen, für eine andere Einrichtungsart Buchstabe b. Welcher es ist, ergibt sich aus dem Gesetzestext und der konkreten Tätigkeit.

Der Fehler, der fast allen passiert: die Rechnungsfußzeile

Viele Rechnungstools – und auch ältere Checkout-Systeme – bieten nur einen shopweiten Fußzeilentext an. Das mag ausreichen, solange du ausschließlich steuerfreie Leistungen verkaufst. Sobald du aber beides anbietest – zum Beispiel steuerfreie Kurse und einen besteuerten Workshop mit 19 % – entsteht ein Problem.

Der Fußzeilentext erscheint dann auf allen Rechnungen, auch auf denen, die 19 % ausweisen. Dort steht nun ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung, die in diesem Fall gar nicht greift – eine unzutreffende Angabe auf einer Rechnung mit Steuerausweis. Das ist das Gegenteil von Rechtssicherheit und kann bei einer Betriebsprüfung Erklärungsbedarf erzeugen.

Wer steuerfreie Kurse und besteuerte Workshops nebeneinander verkauft, braucht den Befreiungshinweis an der Produktposition – nicht im Fußzeilentext, der auf jede Rechnung gedruckt wird.

Der Hinweis gehört als Eigenschaft des Produkts hinterlegt, nicht des Shops. Beim Kauf wird er auf die Bestellposition eingefroren und erscheint nur dann auf der Rechnung, wenn für diese Position tatsächlich keine Steuer berechnet wurde. Auf einer besteuerten Position taucht er nicht auf – egal, was der Fußzeilentext sagt.

Mehrzweckgutscheine: ein eigener Fall

Gutscheine, die für verschiedene Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen eingelöst werden können, sind nach § 3 Abs. 14 UStG sogenannte Mehrzweckgutscheine. Bei ihrer Ausgabe entsteht noch kein Umsatz – die Umsatzsteuer wird erst bei Einlösung fällig, abhängig davon, wofür der Gutschein eingesetzt wird.

Der Beleg bei Ausgabe eines Mehrzweckgutscheins weist deshalb keine Steuer aus und enthält einen Hinweis auf seinen Charakter: „Mehrzweckgutschein nach § 3 Abs. 14 UStG – keine Umsatzsteuer bei Ausgabe".

Einzweckgutscheine – Gutschein für eine klar definierte Leistung mit festem Steuersatz – funktionieren anders: Hier entsteht die Steuer bereits bei Ausgabe, der Gutschein wird wie die Leistung selbst behandelt. Die Abgrenzung klingt technisch, entscheidet aber darüber, wann du die Steuer abführen musst.

eRechnung: der Befreiungsgrund muss auch ins XML

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen. Ab 2027 (mit Übergangsregelungen) müssen viele auch selbst eRechnungen versenden. Wer dann eine steuerfreie Leistung abrechnet, muss den Befreiungsgrund nicht nur im PDF eintragen – er muss auch strukturiert in das XML-Dokument übernommen werden.

In der XRechnung (UBL-Format) und bei ZUGFeRD wird dafür der Steuercode „E" (Exempt) gesetzt, zusammen mit dem Befreiungsgrund als eigenem Feld. Ein Tool, das eRechnungen erzeugt, muss dieses Feld automatisch aus den Produktstammdaten übernehmen – manuelles XML-Nacharbeiten ist keine praxistaugliche Lösung.

Wer also heute den Befreiungshinweis sauber am Produkt hinterlegt, ist nicht nur für die aktuelle Rechnungspflicht, sondern auch für die eRechnung gut aufgestellt.

Wie Rabbit Checkout das löst

Rabbit Checkout adressiert das Problem auf der richtigen Ebene: nicht über einen shopweiten Fußzeilentext, sondern über ein Freitextfeld am Produkt – das sogenannte Steuerbefreiungsfeld.

So funktioniert es in der Praxis:

• Das Feld ist nur sichtbar, wenn das Produkt auf „Nie Steuer auf dieses Produkt berechnen" eingestellt ist – es erscheint also automatisch genau dann, wenn es benötigt wird.
• Du trägst dort die rechtlich korrekte Formulierung ein, zum Beispiel „Steuerfreie Leistung gemäß § 4 Nr. 21 Buchstabe a UStG". Das Dashboard bietet die gängigsten Normen als Vorschläge an – sie befüllen das Feld vor, ersetzen es aber nicht.
• Der Text wird wortwörtlich auf die Rechnung gedruckt – als Eigenschaft dieser Rechnungsposition, nicht des Dokuments. Eine besteuerte Position im selben Shop bleibt davon unberührt.
• Der Text wird auf der Bestellposition eingefroren: Eine Rechnung, die in zwei Jahren neu erzeugt wird, zeigt den Hinweis, der zum Zeitpunkt des Verkaufs galt – nicht den heutigen Stand der Stammdaten.
• Für eRechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) wird der Befreiungsgrund automatisch in das XML übernommen – ohne manuellen Eingriff.

Wer einen Shop mit gemischtem Sortiment führt, kann befreite und besteuerte Produkte nebeneinander anlegen, ohne dass der Hinweis auf der falschen Rechnung landet. Die automatische Rechnungserstellung und die MwSt-Berechnung nach Kundenstandort laufen parallel dazu – das Rechnungswesen ist so weit wie möglich automatisiert, ohne dass du für jeden Sonderfall nacharbeiten musst.

Hinweis: Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Steuerberatung. Wie deine Leistung steuerlich zu behandeln ist, hängt vom Einzelfall ab – das klärst du mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.

Fazit

Der Befreiungshinweis auf Rechnungen ohne Umsatzsteuer ist Pflicht, nicht Kür – und die Formulierung muss konkret genug sein, um den Tatbestand eindeutig zu benennen. Die drei wichtigsten Punkte: § 19 ist kein § 4, die Fußzeile taugt nur für rein steuerfreie Sortimente, und der Hinweis gehört an die Produktposition, nicht ans Dokument.

Wer befreite und besteuerte Leistungen nebeneinander verkauft, braucht ein Tool, das genau das abbildet: positionsgenaue Hinweise, die auf der Rechnung nur dann erscheinen, wenn sie hingehören – und die automatisch in die eRechnung übernommen werden. Wie das in Rabbit Checkout eingerichtet wird, zeigt die Hilfeseite zur MwSt-Berechnung.