Rechnungsabsender: Firma, Marke oder Name – was muss auf die Rechnung?

§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG verlangt auf jeder Rechnung den vollständigen Namen des leistenden Unternehmers – nicht den Markennamen des Shops. Welche Angaben eine GbR, GmbH oder UG zusätzlich schuldet, was das MoPeG seit Januar 2024 für die eGbR bedeutet und wie du den Rechnungsabsender korrekt einstellst.

Wessen Name muss auf die Rechnung? Die kurze Antwort

Auf jeder Rechnung muss der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers stehen – so steht es in § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG. Gemeint ist der Rechtsträger, der die Leistung erbringt: also die GbR, die GmbH, der eingetragene Kaufmann. Nicht der Shopname, nicht die Marke, nicht dein Vorname allein.

Ein Markenname kann in der Leistungsbeschreibung auftauchen – als Absender ersetzt er die Pflichtangabe nicht. Eine Rechnung, die nur den Shopnamen trägt, riskiert den Vorsteuerabzug deines B2B-Kunden. Der bekommt dann eine Betriebsprüfung auf den Tisch und fragt sich, wer „Yoga Akademie“ eigentlich ist.

Falls du schon mit Rabbit Checkout arbeitest und Rechnungen automatisch erstellst: Das Feld Rechnungsabsender findest du unter Design → Rechnungseinstellungen → Absender. Leer lassen bedeutet: der Shopname bleibt Absender – für Einzelunternehmer meistens korrekt, für GbR und GmbH oft falsch.

Markenname, Firmenname, Personenname – drei verschiedene Dinge

Viele Verkäufer verwechseln drei Begriffe, die rechtlich unterschiedliche Bedeutung haben:

• Markenname (Handelsmarke): „Yoga Akademie", „Lichtwerk Fotografie" – was die Kunden kennen. Kein Rechtsträger, kein Vertragspartner.
• Firmenname (Firma im Rechtssinne): Der eingetragene Name im Handels- oder Gesellschaftsregister, z. B. „Schneider & Partner GbR" oder „Yoga Akademie GmbH". Das ist der Vertragspartner.
• Personenname: „Maria Schneider" – für Einzelunternehmer ist das die Firma. Für Gesellschafter einer GbR ist es Teil des Gesellschaftsnamens, nicht allein der Absender.

§ 14 UStG verlangt den Firmennamen – oder bei Einzelunternehmern den Personennamen. Alles andere ist dekorativ. Rabbit Checkout erzeugt automatische Rechnungen, sobald du den Absender einmal korrekt eingetragen hast.

Was welche Rechtsform schuldet

Neben der umsatzsteuerrechtlichen Pflicht (§ 14 UStG) gibt es für Kapitalgesellschaften und Kaufleute noch eine gesellschaftsrechtliche Pflicht auf Geschäftsbriefen – und Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Die folgende Tabelle zeigt beides im Überblick:

Warum § 31 Abs. 2 UStDV trotzdem keine Entwarnung gibt

§ 31 Abs. 2 UStDV erlaubt eine gewisse Lässigkeit: Die Vertragsparteien müssen nur „bestimmbar“ sein. Das klingt nach Spielraum – ist es aber nicht. Die Bestimmbarkeit muss sich aus dem Dokument selbst ergeben. Ein Shopname, der in keinem Register steht und keiner eingetragenen Person zugeordnet werden kann, erfüllt das nicht. Im Zweifel zahlt der Empfänger drauf: fehlerhafter Rechnungsabsender = kein Vorsteuerabzug.

Der Rechnungsfuß: Registergericht, HRB, Geschäftsführer

Für GmbH, UG und AG greift § 35a GmbHG (bzw. § 80 AktG): auf jedem Geschäftsbrief müssen Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer vollständig namentlich genannt sein. „Vollständig" heißt: Familienname plus mindestens ein ausgeschriebener Vorname – nicht nur Initialen, nicht nur der Vorsitzende.

Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Die Angaben gehören in den Rechnungsfuß. In Rabbit Checkout gibt es dafür das Feld Rechtliche Angaben im Rechnungsfuß (Design → Rechnungseinstellungen → Absender), ein mehrzeiliges Freitextfeld, das auf jeder Rechnung unten ausgegeben wird:

Musterfirma GmbH · Registergericht: Amtsgericht München · HRB 123456 · Geschäftsführer: Max Mustermann

Das Feld wirkt auch auf die Affiliate-Gutschriften, die Rabbit Checkout nach § 14 Abs. 2 UStG im Selbstabrechungsverfahren erzeugt. Wer ein Affiliate-Programm betreibt, braucht also nur einmal korrekten Rechnungsabsender einzutragen – alle Dokumente folgen automatisch.

Der häufigste Fehler: der private Name unter dem Shopnamen

Das klassische Szenario aus dem Support: Jemand betreibt eine GbR unter dem Namen „Lernwerkstatt" und sieht auf seiner Rechnung den Shopnamen – und darunter seinen eigenen Vor- und Nachnamen. Das klingt harmlos, ist es aber nicht.

Der Kontoinhaber bei Rabbit Checkout ist eine natürliche Person. Ohne gesonderte Einstellung erscheint dessen Name automatisch neben dem Shopnamen auf der Rechnung. Für einen Einzelunternehmer ist das oft korrekt: der eigene Name ist die Pflichtangabe nach § 14 UStG. Für eine GbR hingegen ist der Rechtsträger die Gesellschaft, nicht einer der Gesellschafter allein – die Rechnung braucht den Gesellschaftsnamen (also alle Gesellschafter), nicht nur deinen Vornamen als Ergänzung zum Shopnamen.

Die Lösung: Das Feld Rechnungsabsender mit dem vollen GbR-Namen befüllen, z. B. „Schneider & Müller GbR". Sobald das Feld gesetzt ist, verschwindet der persönliche Kontoname vom Dokument und wird durch den eingetragenen Absender ersetzt.

Und das Impressum? (Kurze Abgrenzung)

Impressum und Rechnungspflichtangaben sind zwei verschiedene Baustellen, auch wenn sie dieselben Daten enthalten. Das Impressum für eine Website ist seit dem 14. Mai 2024 in § 5 DDG (Digitale-Dienste-Gesetz) geregelt – das Telemediengesetz (TMG) wurde damit abgelöst. Eine Rechnung ist kein digitaler Dienst; die Impressumspflicht gilt dafür nicht. Aber: Was ins Impressum muss, gehört oft auch auf die Rechnung.

Vorsicht beim Zitieren älterer Ratgeber: Seit dem 14. Mai 2024 gilt das DDG, nicht mehr das TMG. Ein Impressum, das „gemäß § 5 TMG" schreibt, ist veraltet – das kann eine Abmahnung provozieren, auch wenn der Inhalt stimmt. Die korrekte Angabe lautet jetzt: gemäß § 5 DDG.

Was sich mit dem MoPeG 2024 für die GbR geändert hat

Seit dem 1. Januar 2024 ist das Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetz (MoPeG) in Kraft. Die wichtigste Neuerung: Es gibt jetzt ein Gesellschaftsregister (§ 707 ff. BGB n. F.) für Gesellschaften bürgerlichen Rechts – wer sich einträgt, wird zur eingetragenen GbR (eGbR) und führt den Zusatz „eGbR" oder „eingetragene GbR" in seiner Bezeichnung.

Die eGbR ist trotz Registrierung kein Kaufmann im HGB-Sinne – § 37a HGB gilt für sie daher nicht. Eine gesetzliche Pflicht, Gesellschaftsregister und Registernummer auf Geschäftsbriefen anzugeben, gibt es deshalb (noch) nicht. Die IHK empfiehlt es trotzdem als Vertrauenssignal und zur Rechtssicherheit.

Für nicht eingetragene GbRs ändert sich nichts: Weiterhin müssen auf der Rechnung die vollständigen Namen aller Gesellschafter stehen.

Wie du es in Rabbit Checkout einstellst

Alle Rechnungseinstellungen liegen auf einer Seite: Design → Rechnungseinstellungen. Fünf Bereiche (Absender, Nummerierung, Text, Gestaltung, Versand), Autosave – kein Speicher-Button. Die relevanten Felder im Bereich Absender (auf beiden Tarifen bearbeitbar):

• Rechnungsabsender (invoiceSenderName): Der rechtliche Name, der die Rechnung ausstellt – z. B. „Schneider & Partner GbR" oder „Yoga Akademie GmbH". Leer lassen = Shopname bleibt. Für Einzelunternehmer, bei denen Shopname und Personenname identisch sind, kann das Feld leer bleiben. Sobald das Feld gefüllt ist, verschwindet der Kontoinhaber-Name vom Dokument.
• Rechtliche Angaben im Rechnungsfuß (invoiceLegalFooter): Mehrzeiliges Freitextfeld. Hier kommen Registergericht, HRB-Nummer und Geschäftsführer rein, wenn du eine GmbH, UG oder AG betreibst.

Beide Felder wirken auch auf die Affiliate-Gutschrift und auf den Verkäufer-Block in der XRechnung (BT-27). Wenn du XRechnung-XML erzeugst, muss der korrekte rechtliche Name dort stehen – sonst besteht ein KoSIT-Validierungsfehler. Adresse und Steuernummer kommen aus Einstellungen → Adresse und Einstellungen → MwSt. – beides wird auf der Rechnungsseite direkt verlinkt.

Für Einzelunternehmer, die unter ihrem eigenen Namen verkaufen, ändert sich nichts: kein Feld ausfüllen, kein Problem. Die Einstellung existiert für Gesellschaften und Marken-Setups, nicht als Pflicht für alle.

Hinweis: Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Ob und wie die genannten Vorgaben auf dein Angebot zutreffen, hängt vom Einzelfall ab – das klärst du mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

Fazit: Shopname und Rechnungsabsender sind nicht dasselbe

§ 14 UStG kennt keinen Markennamen. Wessen Name auf die Rechnung muss, hängt von der Rechtsform ab: Einzelunternehmer nennen sich selbst, GbR nennen die Gesellschaft, GmbH und UG den eingetragenen Firmennamen plus die handelsrechtlichen Pflichtangaben im Rechnungsfuß. Seit dem MoPeG ist auch die eGbR ein eingetragener Name – wer sich eingetragen hat, nutzt ihn.

Rabbit Checkout trennt Shopname und Rechnungsabsender sauber: Das Feld Rechnungsabsender setzt den rechtlichen Namen, das Feld Rechtliche Angaben im Rechnungsfuß erledigt die Geschäftsbriefpflichten – und beides wirkt auf jede automatische Rechnung, jede Affiliate-Gutschrift und jede XRechnung. Einmal eingetragen, läuft es dauerhaft korrekt.