Rechnungen

Alle fünf Abschnitte der Rechnungsseite: rechtlicher Absender und Pflichtangaben im Fuß, Nummernkreis, Freitexte, Gestaltung sowie PDF-Anhang und eRechnung.

AnleitungenTeilweise ProAktualisiert: 12. September 2026

Rabbit Checkout erzeugt zu jeder bezahlten Bestellung automatisch eine Rechnung, auch bei jeder einzelnen Abo-Abbuchung und bei jeder Rückerstattung (dann als Gutschrift).

Alles dazu liegt auf einer Seite: Einstellungen → Rechnungen, in fünf Abschnitten — Absender, Nummerierung, Text, Gestaltung, Versand.

Bis August 2026 war das auf zwei Seiten verteilt: den Nummernkreis fandest du unter Einstellungen → Rechnungen, das Aussehen unter Design → Rechnungseinstellungen. Beides liegt jetzt zusammen. Die Seite speichert automatisch, einen Speichern-Knopf gibt es nicht mehr.

Rechts steht durchgehend eine Vorschau des fertigen Dokuments, umschaltbar zwischen Deutsch und Englisch sowie zwischen Rechnung und Gutschrift. Darunter liegen Große Vorschau öffnen und Vorschau-E-Mail senden.

01 Absender#

Wer die Rechnung ausstellt. Adresse und Steuernummer kommen aus den Shop-Einstellungen — die Karte oben zeigt, was daraus auf dem Dokument landet, und verlinkt beide Stellen direkt.

Feld	Wofür
Rechnungsabsender	Der rechtliche Name, der die Rechnung ausstellt, etwa `Muster & Partner GbR`. Leer lassen heißt: weiter den Shop-Namen verwenden.
Rechtliche Angaben im Rechnungsfuß	Mehrzeilig, wird unten auf jeder Rechnung gedruckt.

Der Rechnungsabsender löst ein konkretes Problem: Dein Shop heißt vielleicht Yoga Akademie, ausgestellt wird die Rechnung aber von der Schneider GbR. Vorher stand der Shop-Name als Absender und darunter der Name des Kontoinhabers. Sobald du das Feld ausfüllst, verschwindet der persönliche Kontoname vom Dokument — eine natürliche Person ist nicht die Leistungserbringerin einer GbR (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG).

Der Rechnungsfuß ist für die Pflichtangaben nach § 35a GmbHG gedacht: Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführer. Als Einzelunternehmer brauchst du beide Felder in der Regel nicht.

02 Nummerierung#

Feld	Bedeutung
Rechnungspräfix	Text vor der laufenden Nummer, z. B. `RE-`.
Rechnungs-ID	Der Zähler. Der Streifen darunter zeigt, welche Nummer als Nächstes tatsächlich vergeben wird.

Die Rechnungs-ID lässt sich nur erhöhen, nicht senken. Wenn du aus einem alten System übernimmst und bei einer bestimmten Nummer weitermachen willst, stell sie vor dem ersten Verkauf ein. Testbestellungen verbrauchen ebenfalls echte Nummern → Testkauf machen.

Die Bestellnummern haben ihren eigenen Zähler mit eigenem Präfix unter Einstellungen → Bestellungen.

Zahlungsbelege zu einer Ratenzahlung verbrauchen keine Rechnungsnummer. Sie leiten ihre Nummer aus der Rechnung ab, zu der sie gehören.

03 Text auf der Rechnung#

Zwei optionale Freitexte: die Obere Nachricht über der Positionsliste und die Untere Nachricht darunter, fett und zentriert unter der Summe. Für Rückerstattungsbelege lassen sich eigene Texte hinterlegen.

Trag hier keinen Steuerbefreiungshinweis ein, der nur für einzelne Produkte gilt. Der Text steht auf jeder Rechnung, auch auf denen, die sehr wohl Umsatzsteuer ausweisen. Den Grund einer Steuerbefreiung hinterlegst du am Produkt → Mehrwertsteuer einstellen.

04 Gestaltung#

Hintergrund-, Text- und Primärfarbe sowie das Logo: entweder das Shop-Logo übernehmen oder ein eigenes Rechnungslogo hochladen (etwa 430 × 300 Pixel, maximal 2 MB).

05 Versand und Format#

Einstellung	Bedeutung
XML für E-Rechnungen erstellen	Erzeugt zu jeder Rechnung zusätzlich die strukturierte XML-Datei nach den deutschen Vorgaben für elektronische Rechnungen im B2B. Das PDF bleibt bestehen.
Rechnungen als PDF-Anhang senden	Hängt jeder Rechnungsmail das PDF an.

Verkaufst du an Unternehmen, schalte die eRechnung ein. Der PDF-Anhang ist vor allem für Geschäftskunden praktisch, die ihn direkt in die Buchhaltung hochladen.

Text und Gestaltung gehören zum Pro-Tarif und sind im Starter-Tarif gesperrt. Die Abschnitte Absender, Nummerierung und Versand kannst du in jedem Tarif bearbeiten.

Was auf der Rechnung landet#

Aus den Shop-Einstellungen: Shop-Name oder Rechnungsabsender, Adresse (Einstellungen → Adresse), Steuernummer bzw. USt-IdNr. (Einstellungen → MwSt.) und die Support-Adresse. Aus dem Produkt: Produktname und Kurzbeschreibung — die detaillierte Beschreibung erscheint bewusst nicht auf der Rechnung — sowie ein etwaiger Grund für die Steuerbefreiung. Aus der Bestellung: Positionen, Steuersatz, Gutschein, Rechnungsadresse und gegebenenfalls die USt-IdNr. des Käufers.

Bei einem befristeten Abo nennt die Rechnung zusätzlich den vereinbarten Gesamtbetrag und dass der Vertrag nach der letzten Zahlung automatisch endet. Bei einer Ratenzahlung trägt die Rechnung den vollen Gesamtbetrag samt Zahlungsplan.

Bei einer Testbestellung trägt die Rechnung einen gelben Hinweis, dass es sich um eine Testbestellung handelt.

Rechnungsstellung abschalten#

Ganz unten auf der Seite, ohne Nummer, steht der Schalter „Rechnungen erstellen und versenden". An ist der Normalfall und das, was oben beschrieben ist.

Der Schalter „Rechnungen erstellen und versenden" am Fuß der Rechnungsseite, eingeschaltet, mit dem Hinweistext „Rabbit Checkout nummeriert, erstellt und versendet für jeden Verkauf eine Rechnung. Schalte das nur aus, wenn Du Deine Rechnungen selbst in Deiner eigenen Buchhaltung erstellst." — Aus bekommt der Schalter einen orangen Rahmen — es ist der einzige Zustand dieser Seite, der auffallen soll.

Aus heißt: keine Rechnung, keine Nummer, kein Dokument, keine Rechnungs-E-Mail — weder für neue Verkäufe noch nachträglich aus den Bestelldetails. Die fünf Abschnitte darüber verschwinden, weil es nichts mehr zu gestalten gibt.

Das ist für Händler gedacht, die ihre Rechnungen selbst stellen, etwa in ihrer eigenen Buchhaltung, angestoßen über den Webhook ORDER_PAYED → Webhooks und API.

Drei Dinge passieren dann automatisch, damit nichts verloren geht:

Dein Käufer bekommt eine Bestellbestätigung, die auflistet, was er gekauft hat. Bei Kartenzahlung war vorher die Rechnungs-E-Mail seine einzige Bestätigung — ohne diesen Ersatz hätte er nach dem Kauf gar nichts bekommen.
Du bekommst weiter deine Verkaufsbenachrichtigung.
Der Webhook ORDER_PAYED trägt das Zahlungsobjekt weiterhin, jetzt aus der Bestellung statt aus der Rechnung.

Du bist danach selbst dafür verantwortlich, deinen Kunden eine rechtskonforme Rechnung auszustellen. Das Dashboard fragt beim Ausschalten deshalb nach. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben, wo sie sind.

Storno und Gutschrift sind absichtlich nicht abgeschaltet. Sie ziehen ein Dokument zurück, das deinen Kunden schon erreicht hat. Eine Rückerstattung zu einem Verkauf, der noch mit Rechnung abgerechnet wurde, erzeugt also weiter ihre Gutschrift — eine Rückerstattung zu einem Verkauf ohne Rechnung erzeugt nichts.

Mit abgeschalteter Rechnungsstellung haben die Buchhaltungs-Anbindungen nichts zu übertragen: Sie übertragen Rechnungen, und es gibt keine. Das Dashboard sagt das an der Stelle auch.

Wenn eine Rechnung fehlt#

Schlägt die Erstellung fehl, etwa weil ein Pflichtfeld leer ist, wird sie automatisch mehrfach wiederholt. Erst wenn auch das nicht klappt, bekommst du eine Benachrichtigung („Rechnungserstellung fehlgeschlagen für Bestellung …"), sofern die Benachrichtigung unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktiv ist (Standard: an).

Dann:

Shop → Bestellungen → betroffene Bestellung öffnen.
Die Rechnung dort manuell erzeugen.

Meist fehlt eine Pflichtangabe im Shop (Adresse unter Einstellungen → Adresse, Steuernummer unter Einstellungen → MwSt.) oder eine unvollständige Rechnungsadresse des Kunden. Ergänze sie, bevor du es erneut versuchst.

Rechnungen herunterladen#

Auf der Bestelldetailseite gibt es Rechnung herunterladen. Für die Buchhaltung gibt es außerdem einen Sammel-Download Alle Rechnungen herunterladen über einen Zeitraum.

Wenn du regelmäßig übergibst, ist die direkte Anbindung bequemer → sevDesk und Lexware anbinden.

Häufige Fragen

Einstellungen → Rechnungen, Abschnitt „Nummerierung“. Dort setzt du das Rechnungspräfix und die Rechnungs-ID. Die Nummer lässt sich nur erhöhen, nicht senken; darunter steht, welche Nummer als Nächstes vergeben wird.

Ja, unter Einstellungen → Rechnungen im Abschnitt „Gestaltung“. Entweder das Shop-Logo übernehmen oder ein eigenes Rechnungslogo hochladen. Zusätzlich lassen sich Farben und die Freitexte anpassen. Gestaltung und Texte gehören zum Pro-Tarif.

Unter Einstellungen → Rechnungen im Abschnitt „Versand“ den Schalter „XML für E-Rechnungen erstellen“ aktivieren. Zu jeder Rechnung wird dann zusätzlich die XML-Datei im eRechnungsformat erzeugt.

Die Rechnungserstellung wird nach einem Fehler mehrfach automatisch wiederholt. Klappt es dauerhaft nicht, bekommst du eine Benachrichtigung und kannst die Rechnung auf der Bestelldetailseite manuell erzeugen.

Ja, seit September 2026. Unten auf der Rechnungsseite steht der Schalter „Rechnungen erstellen und versenden“. Aus bedeutet: keine Rechnung, keine Nummer, kein Dokument, keine Rechnungs-E-Mail. Dein Kunde bekommt stattdessen eine Bestellbestätigung mit seinem Einkauf, und die Rechnung stellst du selbst — etwa aus deinem Buchhaltungssystem über den ORDER_PAYED-Webhook. Bereits erstellte Rechnungen bleiben erhalten, und Storno- und Gutschriftdokumente zu früher berechneten Verkäufen werden weiter erzeugt.

Nur wenn du „Rechnungen als PDF-Anhang senden“ aktivierst. Sonst steht die Rechnung in der E-Mail und ist über den Link abrufbar. Für B2B-Kunden ist der PDF-Anhang meist die bessere Wahl.

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