Rechnungen
Rechnungsnummern und Präfix, eigenes Logo und Farben, PDF-Anhang, XML für die eRechnung und was du tun kannst, wenn eine Rechnung nicht erzeugt wurde.
Rabbit Checkout erzeugt zu jeder bezahlten Bestellung automatisch eine Rechnung, auch bei jeder einzelnen Abo-Abbuchung und bei jeder Rückerstattung (dann als Rückerstattungsrechnung). Was du einstellen kannst, verteilt sich auf zwei Stellen im Dashboard.
Nummernkreis und Formate
Einstellungen → Rechnungen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungspräfix | Text vor der laufenden Nummer, z. B. RE-. |
| Rechnungs-ID | Die nächste zu vergebende Nummer. |
| XML für E-Rechnungen erstellen | Erzeugt zusätzlich die XML-Datei im eRechnungsformat. |
| Rechnungen als PDF-Anhang senden | Hängt jeder Rechnungsmail das PDF an. |
Die Bestellnummern haben ihren eigenen Zähler mit eigenem Präfix unter Einstellungen → Bestellungen.
PDF-Anhang: an oder aus?
Ohne den Schalter steht die Rechnung in der E-Mail und ist über einen Link abrufbar. Mit dem Schalter kommt zusätzlich ein PDF im Anhang.
Für Geschäftskunden ist der Anhang praktisch, weil sie ihn direkt in ihre Buchhaltung hochladen können. Für reine Privatkunden macht es kaum einen Unterschied.
eRechnung / XRechnung
Der Schalter XML für E-Rechnungen erstellen erzeugt zu jeder Rechnung zusätzlich die strukturierte XML-Datei, wie sie die deutschen Vorgaben für elektronische Rechnungen im B2B verlangen. Das PDF bleibt unverändert bestehen; die XML-Datei kommt dazu.
Wenn du an Unternehmen verkaufst, schalte das ein.
Aussehen der Rechnung
Design → Rechnungseinstellungen
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Logo aus den Shop-Einstellungen verwenden | Übernimmt das Logo deines Shops. |
| Logo | Alternativ ein eigenes Rechnungslogo hochladen. |
| Kopftext | Text oberhalb der Positionen. |
| Fußtext | Text unterhalb, für Zahlungshinweise, Danksagung, Pflichtangaben. |
| Primärfarbe, Hintergrundfarbe, Textfarbe | Farbgebung des Dokuments. |
| Vorschau | Zeigt eine Beispielrechnung mit deinen Einstellungen. |
Nutze die Vorschau, bevor du live gehst: Logogröße und Farbkontrast sehen im PDF oft anders aus als im Browser.
Was auf der Rechnung landet
Aus den Shop-Einstellungen: Name, Adresse, Steuernummer, Support-Adresse. Aus dem Produkt: Produktname und Kurzbeschreibung. Die detaillierte Beschreibung erscheint bewusst nicht auf der Rechnung. Aus der Bestellung: Positionen, Steuersatz, Gutschein, Rechnungsadresse und gegebenenfalls die USt-IdNr. des Käufers.
Bei einer Testbestellung trägt die Rechnung einen gelben Hinweis, dass es sich um eine Testbestellung handelt.
Wenn eine Rechnung fehlt
Schlägt die Erstellung fehl, etwa weil ein Pflichtfeld leer ist, wird sie automatisch mehrfach wiederholt. Erst wenn auch das nicht klappt, bekommst du eine Benachrichtigung („Rechnungserstellung fehlgeschlagen für Bestellung …"), sofern die Benachrichtigung unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktiv ist (Standard: an).
Dann:
- Store → Bestellungen → betroffene Bestellung öffnen.
- Die Rechnung dort manuell erzeugen.
Meist fehlt eine Pflichtangabe im Shop (Adresse, Steuernummer) oder eine unvollständige Rechnungsadresse des Kunden. Ergänze sie, bevor du es erneut versuchst.
Rechnungen herunterladen
Auf der Bestelldetailseite gibt es Rechnung herunterladen. Für die Buchhaltung gibt es außerdem einen Sammel-Download Alle Rechnungen herunterladen über einen Zeitraum.
Wenn du regelmäßig übergibst, ist die direkte Anbindung bequemer → sevDesk und Lexware anbinden.
Häufige Fragen
Einstellungen → Rechnungen. Dort setzt du das Rechnungspräfix und die nächste Rechnungs-ID. Die Nummer lässt sich nur erhöhen, nicht senken.
Ja, unter Rechnungseinstellungen. Entweder das Shop-Logo übernehmen oder ein eigenes Rechnungslogo hochladen. Zusätzlich lassen sich Kopf- und Fußtext sowie Farben anpassen. Diese Anpassungen gehören zum Pro-Tarif.
Unter Einstellungen → Rechnungen den Schalter „XML für E-Rechnungen erstellen“ aktivieren. Zu jeder Rechnung wird dann zusätzlich die XML-Datei im eRechnungsformat erzeugt.
Die Rechnungserstellung wird nach einem Fehler mehrfach automatisch wiederholt. Klappt es dauerhaft nicht, bekommst du eine Benachrichtigung und kannst die Rechnung auf der Bestelldetailseite manuell erzeugen.
Nur wenn du „Rechnungen als PDF-Anhang senden“ aktivierst. Sonst steht die Rechnung in der E-Mail und ist über den Link abrufbar. Für B2B-Kunden ist der PDF-Anhang meist die bessere Wahl.
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