eRechnung (XRechnung)
Die drei Stufen der eRechnung — keine, nur erstellen, an Geschäftskunden senden —, wer die XML-Datei bekommt, wo sie im Kunden-Hub liegt und was die gesetzliche Pflicht ab 2027 verlangt.
Eine eRechnung ist eine Rechnung als strukturierte Datei, die die Buchhaltungssoftware deines Kunden ohne Abtippen einlesen kann. Rabbit Checkout erstellt sie im deutschen Standard XRechnung, zu jeder Rechnung, Gutschrift und Stornorechnung, mit denselben Zahlen wie das PDF.
Ob die Datei nur erstellt oder auch verschickt wird, stellst du an einer Stelle ein: Einstellungen → Rechnungen → Versand & Format → E-Rechnung (XRechnung).
Muss ich das?#
Kurz: Vorbereiten ja, Pflicht noch nicht — und auch dann nur für einen Teil deiner Verkäufe.
| Seit / ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Jedes Unternehmen in Deutschland muss eRechnungen empfangen können. |
| 1.1.2027 | Senden wird Pflicht, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. |
| 1.1.2028 | Senden wird Pflicht für alle. |
Die Pflicht betrifft nur Verkäufe an Unternehmen in Deutschland durch einen Verkäufer, der selbst in Deutschland sitzt. Nicht betroffen sind:
- Verkäufe an Privatpersonen,
- Verkäufe an Unternehmen im Ausland,
- Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen),
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG als Rechnungssteller.
Wie die XML-Datei zum Kunden kommt, schreibt das Gesetz nicht vor. Per E-Mail ist ausdrücklich erlaubt. Ein PDF darf daneben liegen, solange es dieselben Angaben enthält — bei Rabbit Checkout ist das so, beide entstehen aus denselben Zahlen. Rechtlich maßgeblich ist dann die XML-Datei.
Voraussetzungen#
- Steuernummer oder USt-IdNr. unter Einstellungen → MwSt. Ohne sie ist die Auswahl gesperrt, und darunter steht „Für eine E-Rechnung brauchst Du Deine Steuernummer." mit einem Link dorthin → Mehrwertsteuer einstellen.
- Shop-Adresse in Deutschland unter Einstellungen → Adresse — nur für das Versenden. Erstellt wird die XML-Datei unabhängig vom Land.
- Firmenfelder im Checkout, wenn du an Geschäftskunden versenden willst. Ohne sie kann kein Käufer eine Firma oder USt-IdNr. angeben, und dann bekommt auch niemand die XML-Datei → Firmenfelder für Geschäftskunden.
Die drei Stufen#
| Auswahl | Was passiert |
|---|---|
| Keine E-Rechnung | Es wird keine XML-Datei erstellt. Die Voreinstellung. |
| Nur erstellen | Zu jeder neuen Rechnung entsteht die XML-Datei. Sie liegt in den Bestelldetails, verschickt wird sie nicht. |
| An Geschäftskunden senden | Wie Nur erstellen, und Käufer, die unter die Pflicht fallen, bekommen die XML-Datei mit der Rechnungsmail und im Kunden-Hub. |
Die Auswahl gilt ab der nächsten Rechnung. Rechnungen, die schon verschickt wurden, werden nicht noch einmal verschickt. Rechnungen aus der Zeit vor Nur erstellen haben keine XML-Datei.
Wer die XML-Datei bekommt#
Mit An Geschäftskunden senden bekommt ein Käufer die XML-Datei, wenn alles davon zutrifft:
- Dein Shop sitzt in Deutschland (Shop-Adresse).
- Die Rechnungsadresse des Käufers liegt in Deutschland.
- Die Rechnungsadresse enthält eine Firma oder eine USt-IdNr.
| Käufer | Rechnungsadresse | Angaben | Bekommt |
|---|---|---|---|
| Bauer Consulting GbR | Deutschland | Firma + USt-IdNr. | PDF und XML |
| Weber Physio | Deutschland | Firma, keine USt-IdNr. | PDF und XML |
| De Vries Media B.V. | Niederlande | Firma + USt-IdNr. | nur PDF (Ausland) |
| Lena Vogt | Deutschland | keine | nur PDF (Privatkunde) |
Warum die Firma reicht#
Viele deutsche Unternehmen haben nur eine Steuernummer und keine USt-IdNr. Ginge es nur nach der USt-IdNr., bekämen genau diese Kunden keine eRechnung. Umgekehrt haben ausländische Firmenkunden fast immer eine USt-IdNr., fallen aber nicht unter die deutsche Pflicht.
Warum es keine 250-€-Grenze gibt#
Die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen erlaubt ein PDF, sie verbietet keine eRechnung. Die Buchhaltung deines Kunden liest die XML-Datei bei 49 € genauso gern wie bei 4.900 €. Eine Grenze würde außerdem die Dokumente einer Bestellung auseinanderreißen: Bei einer Teilerstattung hätte die Rechnung eine XML-Datei und die Gutschrift nicht.
Was dein Kunde bekommt#
In der Rechnungsmail#
Die XML-Datei hängt neben dem PDF an der Mail, mit demselben Namen und der Endung .xml, zum Beispiel invoice-RE-1042.pdf und invoice-RE-1042.xml. Das gilt genauso für Gutschriften und Stornorechnungen.
Hast du Rechnungen als PDF-Anhang senden ausgeschaltet, hängt nur die XML-Datei an. Die eRechnung ist das rechtlich maßgebliche Dokument und wird deshalb nie weggelassen.
Zahlungsbelege einer Ratenzahlung haben keine eigene XML-Datei. Die Rechnung zum Ratenplan trägt den vollen Betrag und ist das Dokument, das die Buchhaltung deines Kunden braucht.
Im Kunden-Hub#
Neben Rechnung … steht ein zweiter Download E-Rechnung (XML), bei denselben Käufern und denselben Dokumenten wie in der Mail.
Der Kunden-Hub prüft die Regeln oben bei jedem Aufruf. Stellst du auf An Geschäftskunden senden um, erscheint der Download also auch bei älteren Rechnungen, die schon eine XML-Datei haben. Stellst du zurück, verschwindet er.
Die XML-Datei selbst weitergeben#
Bei Nur erstellen und An Geschäftskunden senden findest du die Datei in der Bestellung: Shop → Bestellungen → Bestellung öffnen → bei der Rechnung auf XML. Das ist der Weg, wenn ein Kunde die Datei nachträglich anfordert oder du sie in ein Kundenportal hochladen musst.
Ob eine Datei den Vorgaben entspricht und was ein Empfängersystem darin liest, zeigt der kostenlose eRechnungs-Prüfer. Er läuft im Browser, die Datei wird nicht hochgeladen.
Was die eRechnung enthält#
Format ist XRechnung in UBL-Syntax, als eigene Datei neben dem PDF. Ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML erstellt Rabbit Checkout nicht.
Absender, Steuernummer und Adresse kommen aus den Shop-Einstellungen, Positionen, Steuersätze, Rabatte und die Rechnungsadresse aus der Bestellung — dieselben Quellen wie beim PDF → Was auf der Rechnung landet. Einige Angaben steuern zusätzlich, was in der XML-Datei steht:
- USt-IdNr. oder Steuernummer: Die Auswahl unter Einstellungen → MwSt. bestimmt, in welchem Feld deine Nummer übermittelt wird.
- Reverse Charge: Bei EU-Geschäftskunden mit bestätigter USt-IdNr. trägt die XML-Datei den passenden Steuercode und den Befreiungsgrund automatisch.
- Steuerfreie Produkte: Der Grund, den du am Produkt hinterlegst, wird als Befreiungsgrund übermittelt → Warum ein Produkt steuerfrei ist.
Fehlersuche#
Ein Geschäftskunde hat nur das PDF bekommen. Der Reihe nach prüfen:
- Steht die Auswahl auf An Geschäftskunden senden? Bei Nur erstellen wird nichts verschickt.
- Wurde die Rechnung nach dem Umstellen erstellt? Frühere Mails werden nicht erneut verschickt — die Datei liegt dann in den Bestelldetails und im Kunden-Hub.
- Liegt die Rechnungsadresse in Deutschland und enthält sie eine Firma oder USt-IdNr.? Sieh in der Bestellung nach. Fehlen beide, waren die Firmenfelder im Checkout vermutlich aus.
- Sitzt dein Shop in Deutschland (Einstellungen → Adresse)?
In den Bestelldetails gibt es keinen XML-Knopf. Dann wurde zu dieser Rechnung keine Datei erstellt: Entweder stand die Auswahl damals auf Keine E-Rechnung, oder die Steuernummer fehlte. Zahlungsbelege haben nie eine.
Häufige Fragen
Unter Einstellungen → Rechnungen im Abschnitt „Versand & Format“ bei „E-Rechnung (XRechnung)“ entweder „Nur erstellen“ oder „An Geschäftskunden senden“ wählen. Voraussetzung ist eine hinterlegte Steuernummer oder USt-IdNr. unter Einstellungen → MwSt.
Nur wenn du „An Geschäftskunden senden“ wählst, und dann nur an Käufer mit deutscher Rechnungsadresse, die eine Firma oder eine USt-IdNr. angegeben haben. Dein Shop muss selbst in Deutschland sitzen. Die XML-Datei hängt dann neben dem PDF an der Rechnungsmail und liegt im Kunden-Hub zum Download. Alle anderen Käufer bekommen die Rechnung wie bisher.
Meist steht die Einstellung noch auf „Nur erstellen“: Die XML-Datei wird dann erzeugt und liegt in den Bestelldetails, verschickt wird sie nicht. Wähle „An Geschäftskunden senden“. Prüfe außerdem, ob die Rechnungsadresse in Deutschland liegt und eine Firma oder USt-IdNr. enthält — dafür müssen im Checkout die Firmenfelder eingeschaltet sein.
Für Verkäufe an deutsche Unternehmen ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 für alle. Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 € brutto und Kleinunternehmer. Verkäufe an Privatpersonen und ins Ausland betrifft die Pflicht nicht. Empfangen können musst du eRechnungen schon seit 2025. Kläre den Einzelfall mit deiner Steuerberatung.
Nein. Rabbit Checkout erstellt die XRechnung als eigene XML-Datei (UBL-Syntax) neben dem PDF. Die XML ist nicht in das PDF eingebettet. Beides gilt als eRechnung, solange die XML-Datei beim Kunden ankommt.
Nein. Käufer ohne Firma und ohne USt-IdNr. sowie Käufer mit ausländischer Rechnungsadresse erhalten weiterhin nur die Rechnung, und im Kunden-Hub sehen sie keinen XML-Download.
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